A time management öt szabálya

Ami nem azt jelenti, hogy nem guríthat le egy kupicával, de azért nem kell túlzásba esni. Sem a munka, sem az ivás terén. Julian Tuwim lengyel költő így fogalmazott:

"A fő különbség a teve és az ember között: a teve képes egy hétig ivás nélkül dolgozni, az ember képes egész héten inni munka nélkül."

Ne becsülje túl saját erejét: az Önre váró feladatokat mindig úgy tervezze meg, hogy azok kivitelezhetőek legyenek. Tapasztalatainak köszönhetően biztosan tudja már, hogy az egyes tevékenységek meddig tartanak, és hány órát vesz igénybe az elvégzésük.

Inkább kevesebb feladatot ütemezzen be, és hagyjon egy kis extra időt - arra az esetre, ha a dolgok nem a tervek szerint haladnának. Az ütemezéshez papíralapú naplót vagy alkalmazást is használhat, ahova lejegyezheti az egyes soron következő feladatokat.

Alkalmazás tipp: Toggle

A Toggle egy követő alkalmazás - mely méri, hogy az egyes tevékenységek elvégzése mennyi időt vett igénybe. Az alapverzió ingyenes, és néhány perc alatt megtanulható a használata. Az alapjai az ún. projektek, amelyekben ezután az alkalmazás méri az egyes tevékenységek időtartamát.

Az egyes projektek színek segítségével megkülönböztethetők - első pillantásra láthatja, hogy például mennyi időt tölt el az adminisztrációval és mennyit ténylegesen munkával. A projekteket különböző ügyfelek alá is csoportosíthatja (ez akkor hasznos, ha több ügyféllel dolgozik). Továbbá könnyedén generálhat áttekintést egy adott időszak alatt ledolgozott órák számáról.

Állítson fel prioritásokat

Döntse el, mi a fontos. Ne próbáljon mindent egyszerre összesűríteni. Nem fog sikerülni, ráadásul nyomás alá kerül, és tudva, hogy mennyi munka vár Önre, csak nagyobb lesz a hajlandóság a halogatásra.

Az úgynevezett döntési paralízis is fennállhat: egyszerűen fogalmazva, a túlelemzés állapota, mikor a döntéshozó a rengeteg lehetőség közül nem tud választani, és több időt szentel magának a választásnak, mint a munkának.

Fontos: Ha a megadott feladat végrehajtásának határideje közeleg, akkor ne halogassa tovább. Ezzel szemben néhány kevésbé fontos tevékenység másnapra is halasztható. Természetesen az az ideális, ha a benyújtás napján már kész a feladat és nem aznap kell végrehajtani azt.

Ha nehéz feladatot kell elvégeznie, nyugodtan kérjen segítséget, ha valaki éppen kéznél van. Tanulja meg elutasítani az „AZONNAL kell”, vagy „a már tegnap késő volt” típusú feladatokat.

Alkalmazás tipp: Asana

Az Asana a feladatok szervezésének egyik leghatékonyabb eszköze. Az alap (ingyenes) verzió lehetővé teszi, hogy munkáját különböző feladatokba rendezze, és határidőket is rendelhet hozzájuk. Az Asana projektmenedzserek számára is nagy segítség lehet - megjeleníthető benne pl. a projektek előrehaladása.

Az időgazdálkodási alkalmazásokhoz hasonlóan az Asana-ban is szűrhet az egyes feladatokra, vagy különböző módokban jelenítheti meg őket. Az alkalmazás minden reggel összefoglalót is küld a napi feladatokról.

Tanulja meg tartani tempót

A munkaprogramot úgy töltse fel, hogy legyen ideje egy kis pihenésre. Nem jó érzés, ha teljesen el vagyunk havazva, de ugyanolyan rossz érzés, ha semmibe se foghatunk. A semmittevés megöli a kreativitást. Hamarosan megtapasztalja, hogy amint elkezd dolgozni és megtalálja a megfelelő tempót, a munka is fog szépen alakulni.

Próbálja meg elkerülni a felesleges szüneteket. Felejtse el a közösségi hálózatok böngészését vagy halassza el azokat a beszélgetéseket, amelyek elveszik figyelmét a munkáról. De ne felejtsen el alkalmanként azért szüneteket tartani, enni, inni vagy egy kicsit kinyújtóztatni végtagjait.

Hasznos tipp:
Nem képes figyelmen kívül hagyni az okostelefonja csábítóan villogó kijelzőjét? Olvassa el a A mobil (angolul: Cell) című regényt a horror koronázatlan királyától Stephen King-től. Talán egyszer és mindenkorra kigyógyítja a "varázs" doboz függőségét. Egy másik hasznos tanács, telepítse a Forest alkalmazást, mely segítségével megállapíthatja, hogy a leszokás szórakoztató módon is megvalósulhat.

Alkalmazás tipp: Freedom

A Freedom lehetővé teszi, hogy meghatározott időtartamra minden elektronikus zavaró tényezőt blokkoljon: közösségi hálózatok, a munkájához nem kapcsolódó webhelyek, alkalmazások - vagy ideiglenesen blokkolhatja az internethez való hozzáférést is. Számítógépen és okostelefonon egyaránt használható.

A Freedom pontos időzárbeállításokat kínál, lehetővé teszi a halogatással töltött idő mérését a készülékén, sőt, a jobb koncentráció érdekében zenét is lejátszik.

Az egyetlen hátránya, hogy az alkalmazás nem ingyenes: 7 napos próbaidőszak után fizetőssé válik. A havi előfizetése 6,99 dollárba (kb. 2 200 Ft-ba), az éves előfizetés 29 dollárba (kb. 8 800 Ft-ba) kerül.

Alkalmazza Pareto szabályát a gyakorlatban

A Pareto-elv (más néven 80-20-as szabály) azt mondja ki, hogy az élet számos területén a következmények 80 %-a az okok mindössze 20 %-ára vezethető vissza. Hasonló elvet alkalmazhat az időgazdálkodásban is. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a tevékenységeinknek 20 %-a hozza a jövedelmünk 80%-át. Alternatív megoldásként meg kell találni a kudarc okait, amely után a problémák 80 %-a megszűnik.

Ha jelentős változást észlel tevékenységében, akkor jobban fog tudni dolgozni. Ez növeli a hatékonyságot, és így kevesebb időt fog tölteni a munkával (vagy ugyanannyit, de közben több pénzt keres).

Barátkozzon az ébresztőórával

Győződjön meg róla, hogy Ön reggeli pacsirta vagy éjjeli bagoly, és ennek megfelelően állítsa be a megfelelő napi ritmusát. Az ébredés késleltetése hasonló a feladatok folyamatos halogatásához: végül mindig időzavarba kerül miatta. Ezért fogadjon el egy egyszerű szabályt - amint megszólal az ébresztő, automatikusan keljen fel.

Tudjuk, ezt azért könnyebb mondani, mint megtenni. Jó trükk az, ha mobiltelefonját egy másik szobában hagyja; ezzel együtt a lefekvés előtt nem fog a közösségi hálózatokon és az interneten görgetni sem. Ha pedig nem tud az okostelefonja nélkül aludni, akkor azt javasoljuk, hogy szerezze be a jólbevált ébresztőórát.