Borítékok kiválasztása és nyomtatása - hogyan járjon el

16. 8. 2021

16. Augusztus 2021, 10:00 | A borítékok nyomtatása az irodában nélkülözhetetlen. Fontos dokumentumokat küldünk az üzleti partnereknek, levelezünk az ügyfelekkel, és szerves részét képezik a hivatalokkal folytatott kommunikációnak is. Ismerje meg, hogyan kell megfelelően borítékot választani és arra nyomtatni.

Tartalomjegyzék:

Boríték mérete

Boríték anyaga

Ragasztás típusa és a boríték nyílása

Nyomtatás borítékokra (MS Office 365)

A postai borítékok képviselik a céget - gyakran ezekkel lépnek kapcsolatba elsőként a jövőbeli ügyfelek vagy partnercégek. A jó első benyomás érdekében a borítékok megfelelő paramétereinek kiválasztása nagy körültekintést igényel, különös tekintettel a:

boríték méretére,
anyagára,
megfelelő feliratozásra és emblémázásra.

Az egyes paramétereket a következő bekezdések tárgyalják.

Boríték mérete

A boríték mérete a küldött lapok méretétől és számától függ. Egyszerűen fogalmazva - olyan borítékot kell választani, hogy minden beleférjen, és gond nélkül kezelhető legyen. A boríték formátumokat az ISO 269 szabványosítja. A leggyakoribbak a C típusú borítékok, amelyek mérete az A-méretű lapok elhelyezésére alkalmas.

Boríték formátum	Méretek	Alkalmas papírméretek
C3	324 × 458 mm	A3 1× félbehajtott A2 2× félbehajtott A1
C4	229 × 324 mm	A4 1× félbehajtott A3 2× félbehajtott A2
C5	162 × 229 mm	A5 1× félbehajtott A4 2× félbehajtott A3
C6	114 × 162 mm	A6 1× félbehajtott A5 2× félbehajtott A4
C6/5	229 × 114 mm	A4, összehajtva, a hosszabb oldal harmadában
C7/6	162 × 81 mm	A5, összehajtva, a hosszabb oldal harmadában
DL	220 × 110 mm	A4, hosszabb oldala harmadokra hajtva (gépi csomagolás)

A választásnál egy egyszerű szabály érvényes: egy C-méretű borítékba a boríték számával megegyező A-méretű papír illeszkedik félbehajtás nélkül. Használjon C típusú borítékot, ha csak pár dokumentumot küld. A hivatalos levelezéshez leggyakrabban C6/5, C7/6 és DL borítékot használnak, amelyek jobb vagy bal alsó sarkában egy átlátszó műanyag ablakkal rendelkeznek, így látható válik a levélre írt címzés.

De ez persze nem minden. Vannak B-formátumú borítékok is, amelyekbe helyezhetők:

nagyobb A-formátumú lapok (nagyobb fájlok, de például magazinok, brosúrák),
több B-formátumú lap,
több C méretű boríték.

Boríték formátum	Méretek	Alkalmas papírméretek
B3	420 × 540 mm	B3 1× félbehajtott B2 2× félbehajtott B1 több A3-as lap több C3 boríték
B4	250 × 353 mm	B4 1× félbehajtott B3 2× félbehajtott B2 több A4-es lap több C4 boríték
B5	176 × 250 mm	B5 1× félbehajtott B4 2× félbehajtott B3 több A5-ös lap több C5 boríték
B6	125 × 176 mm	B6 1× félbehajtott B5 2× félbehajtott B4 több A6-os lap több C6 boríték

Boríték anyaga

A boríték anyagát a küldött tartalom jellegének megfelelően válassza ki. Leggyakrabban klasszikus papírborítékokat használnak - súlyuk hasonló a hagyományos irodai papírhoz, azaz körülbelül 100 g/m². Olcsók és könnyen lehet nyomtatni rájuk. Hátrányuk a mechanikai igénybevételnek és a víznek való alacsony ellenállás. Alkalmas közönséges dokumentumok, reklámanyagok vagy tranzakciós levelek küldésére.

A karton borítékok sem ellenállók teljesen a nedvességgel és a vízzel szemben, de más előnyökkel rendelkeznek. Általában két változatban kaphatók:

Klasszikus karton borítékok - súlya körülbelül 350 g/m², és alkalmasak könyvek, folyóiratok és szilárd tárgyak küldésére; de nem olyan erősek, mint a hullámkartonos borítékok.
Hullámkarton borítékok - alkalmas "puha" tárgyak küldésére; ez a fajta boríték rendkívül tartós, több réteg, úgynevezett nátronpapírból áll, amelyek súlya akár 400 g/m².

A biztonsági borítékok alkalmasak fontos dokumentumok és hivatalos levelek küldésére. Különleges fólia védi őket a nedvességtől, a hőtől és a fénytől.

Különlegességnek számítanak a belső buborékfóliával ellátott borítékok is, amelyeket nemcsak törékeny tárgyak szállítására terveztek. Nemcsak megvédik a küldeményeket a sérülésektől, hanem a boríték tartalmát is szigetelik a nedvességtől és a hő általi károsodástól.

Tipp: Ha rendszeresen több levelet küldd, a cég logójával és színeivel ellátott saját borítékokkal növelheti a cég presztízsét.

Ragasztás típusa és a boríték nyílása

A ragasztás típusát az alapján válassza ki, hogy kézzel zárja be a borítékokat, vagy egy eszköz végzi el ezt a munkát Ön helyett:

Ha nedvesítés után záródó borítékokat választ, akkor a záróréteg csak nedvesítés után aktiválódik, hasonlóan a levélbélyeghez. Ezek a borítékok borítékológépekhez ideálisak.
Öntapadó szalagot a borítékok kézi zárásához használnak; a ragasztó felületét papír borítja, amit csak le kell húzni és egyszerűen le kell zárni a borítékot. Alternatív megoldásként vannak kettős öntapadó felületekkel rendelkező borítékok, ahol csak össze kell nyomni a két szalagot.

A nyílás egy olyan bemenet, amelyen keresztül a borítékba helyezhetjük a küldeményt. A hosszabbik oldalon elhelyezkedő nyílást klasszikus levélborítékok esetében használják, és kisebb számú lap mennyiséghez alkalmas. A rövidebb oldalon elhelyezkedő beviteli nyílással rendelkező borítékokat folyóiratok, katalógusok vagy nagyobb mennyiségű papír küldésekor használnak.

Nyomtatás borítékokra (MS Office 365)

A címek borítékra történő nyomtatása nem nehéz, de először győződjön meg arról, hogy nyomtatója támogatja ezt a funkciót.

A Word 365-ben borítékokra a menüből nyomtathat - a "levelezés" lapon és a "borítékok" gomb segítségével történik. A kattintás után megnyíló ablakban lehetősége van a visszaküldési (azaz a saját) cím megadására. Ha használja ezt a funkciót, akkor a bal felső sarokban lesz nyomtatva a cím.

Tipp: A visszaküldési cím megadása automatizálható. A menüben kattintson a "fájl" gombra, majd a "beállítások" és a "speciális" gombra. Írja be a címet a "levelezési cím" mezőbe.

A címzett címét ugyanebben az ablakban adhatja meg a "szállítási cím" mezőben. Ügyeljen arra, hogy helyesen állítsa be a boríték paramétereit, amelyekre nyomtat. Kattintson az "Opciók" gombra, és állítsa be:

a boríték mérete, amelyre nyomtatni fog,
betűméret és -típus a címek nyomtatásához.

Ezután a "Nyomtatási beállítások" lapon állítsa be, hogy melyik tálcában és milyen irányba töltötte be a borítékot, hogy elkerülje a hibás nyomtatást. Ezután csak kattintson a "nyomtatás" gombra. Az egész folyamatot összefoglalja az alábbi videó: