Hogyan válasszunk online pénztárgépet és hozzá blokknyomtatót

A vállalatoknak és egyéni vállalkozóknak már több éve adatszolgáltatási kötelezettségük van a NAV felé. A számlajelentés egy pénztárgép segítségével történik, mely online kapcsolatban áll a NAV központi szerverével. A termék értékesítésekor (vagy a szolgáltatás nyújtásakor) minden esetben bizonylatot (számlát vagy nyugtát) kell kiállítani és azt a vásárlónak átadni. Mik is azok a blokknyomtatók és hogyan válassza ki az Önnek megfelelőt? Cikkünkből megtudhatja.

A törvény értelmében minden ügyfélnek számlát vagy nyugtát kell adni, amelyen számos kötelező információt kell feltüntetni (ideértve a vállalkozás adószámát vagy az adóazonosító számát).

A blokknyomtató kiválasztása nagymértékben függ attól, hogy milyen pénztárgépet vásárol - továbbá magától a vállalat méretétől is:

• piaci kereskedők, kézművesek és kisvállalkozások számára az érintőképernyős pénztárgépek vagy intelligens pénztárgépek fizetési terminállal elegendők, de használhat okostelefont vagy táblagépet is, amely külső blokknyomtatóhoz van csatlakoztatva,
• éttermek és nagyobb létesítmények számára a klasszikus nyomógombos pénztárgép az ideális választás, ill. átfogó pénztárgép rendszer, amely akár a raktári szoftverekhez is képes kapcsolódni.

A következő bekezdésekben külső blokknyomtatókat mutatunk be (a gyakorlatban számlanyomtatónak is nevezik őket). Ezek az eszközök két nyomtatási technológiát alkalmaznak: hőnyomtatást és pontmátrix nyomtatást. Melyek az egyes eszközök előnyei és negatívumai?

Blokknyomtatók hőnyomtatással

Ezek a blokknyomtatók a hőnyomtatás (thermo papírra nyomtat) elvén működnek. A készülék alapja egy fűtőelem, amely - a nyomtatási sablontól függően - különböző részeken melegszik fel. Hőpapír halad át a nyomtatón, amelynek fehér színe a hő hatására feketére változik (további információkért lásd a hőnyomtatók működéséről és kiválasztásáról szóló cikket).

A hőnyomtatók előnye az alacsony zajszint, a viszonylag nagy sebesség és nyomtatási minőség. Hátránya a nyomtatott bizonylatok alacsony tartóssága - a hőérzékeny réteg gyorsan elhalványul és nem ellenáll a kopásnak. Ezért ezek a nyomtatók nem alkalmasak olyan üzletekbe, ahol fontos, hogy a nyugtát több évig garanciálisan megőrizzék.

Pontmátrix blokknyomtatók

A pontmátrixos eszközök olyan nyomtatófejeket használnak, amelyek áthaladnak a papíron, és a tintát soronként adagolják a papírra. Ezekből a pontokból rajzolódik ki a teljes kép. Ugyanakkor jellegzetes, viszonylag erős hangot bocsátanak ki, amely negatív jellemzőként is felfogható. További negatívum a lassabb nyomtatási sebesség. A pontmátrix nyomtatók ezért nem alkalmasak olyan helyekre, ahol nagy az emberforgalom (pl. fesztiválok).

Másrészt a kapott nyomtatás viszont tartós (minőségi változás nélkül évtizedekig is eláll), a beszerzési és üzemeltetési költségek szintén alacsonyabbak a hőnyomtatókhoz képest.

A blokknyomtató kiválasztásának egyéb tényezői

1) Hordozhatóság: Elektromos és hordozható blokknyomtatók egyaránt elérhetők a piacon. A mobileszközöknél különös figyelmet kell fordítani az állóképességükre - a legnagyobb kapacitású készülékek akár 8 órát is képesek egyetlen töltéssel nyomtatni (a készenléti állapotát általában több száz órában számolják).

2) Csatlakozás típusa: a Bluetooth és a Wi-Fi kapcsolat ma az alapfelszereltség része. Vannak viszont olyan blokknyomtatók is, melyekhez USB-kábelt is csatlakoztathat, ill. LAN vagy RS-232 csatlakozót. Rossz térerővel rendelkező helyeken érdemes olyan eszközt vásárolni, amely képes a fizetési információkat tárolni.

3) A bizonylat szélessége: a legtöbb blokknyomtató képes 48-80 mm szélességű nyugtákat nyomtatni, de vannak olyan eszközök is, amelyek képesek kezelni a 90 mm-es bizonylatokat is. Itt a választás teljes mértékben Önön múlik - a törvény nem határozza meg a nyugta dimenzióit.