7 rendhagyó tipp a munkafolyamat hatékonyságának emelésére

Prokrasztináció. A szó, melyet 10 évvel ezelőtt hiába keresett volna az idegen szavak szótárában. Még ma is, ezen cikk írása közben, a helyesírás-ellenőrző funkció piros hullámvonallal jelöli meg, hogy nem ismeri fel. Lustaságról, szórakozottságról, „munkaundorról” van szó, vagy olyan komoly betegségről, melyet egy kis túlzással az újkori pestishez lehetne hasonlítani? Nehéz megmondani. Mindenesetre a középkori csapással ellentétben a prokrasztinációnak van egy előnye: nem halálos. Ha ez a modern kori jelenség épp Önt érinti, mindig lehet valamit kezdeni vele. Elárulunk pár trükköt, hogyan teheti hatékonyabbá a munkafolyamatot.

Az idő pénz. Használja ki hatékonyan.

Folyamatosan határidőkkel küzd, elintézetlen e-mailek árasztják el, az asztalon halomban áll a papírhegy, és a főnök már egy hete olyan arckifejezéssel járkál, mint akit a felesége megcsal a legjobb barátjával? A leadott grafikon zöldje nem elég zöld és a betűtípus formátuma nem kellőképpen kielégítő, igaz? Titokban arról álmodik, hogy polippá változik, hogy végre megbirkózzon azzal az átkozott többfeladatossággal?

Nyugodjon meg, menni fog! Elég felállítani a feladatok fontossági sorrendjét. Kezdje azzal, hogy az aznapra tervezett munkát irányadó jelleggel több kisebb részfeladatra osztja szét. Próbálja meg felbecsülni, mennyi ideig tartana minden egyes lépés. Érdemes számítani arra, hogy ezek a lépések több időt vesznek majd igénybe, mint ahogy eredetileg gondolná. Mindig érdemes a váratlan helyzetekre számítva elegendő időtartalékban gondolkodni. Ha hála Istennek semmilyen váratlan esemény sem történik, a megtakarított időt eltöltheti hosszabb ebédszünetként, esetleg kávézhat, cigiszünetet tarthat vagy a kolléganőkkel pletykálhat.

Az Ön munkájának legyen világos szerkezete és hierarchiája. Érdemes a fontos, kihívásokkal teli tevékenységekkel kezdeni, vagy azokkal, amelyek nagyon sürgősek. A kevésbé fontos részleteket később lesz ideje nyugodtan összehangolni.

A munka megszervezése az Ön természetes bioritmusától függ. Ha Ön azon szerencsések közé tartozik, akik időbeosztásukról saját maguk dönthetnek, használja ki azt teljes mértékben. Van, aki pacsirtaként született, és az igényesebb feladatokat is jobban megoldja „kukorékolás” közben (mert ugye „Ki korán kel, aranyat lel.”), van, aki merőben más biológiai beállítottsággal az éjjeli bagoly kategóriába tartozik, és alkonyatkor a leghatékonyabb.

Tud Ön nem-et mondani? Tanulja meg!

„Ha a szerződésen késő estig dolgoznék, akkor talán meg tudnám még csinálni a fordítást is a kritikai észrevételekkel és grafikonokkal“ - gondolja magában. Győzködi saját magát: „Ha feláldozom a hétvégém, befejezhetem azokat a statisztikákat. Mégse okozhatok csalódást a főnöknőmnek. A családom megérti.“ Ismerős ez a forgatókönyv? Nem először fordul elő?

A hosszútávú túlterhelés folyamatos stresszt eredményez, és az nem igazán kedvez az Ön teljesítőképességének.

Hogyan védekezzen? Elegendő alvással, pihenéssel és helyenként egy-egy feladat elutasításával lelkiismeretfurdalás nélkül, legyen az egy ügyfél megrendelése vagy a felettese követelése.

Tartson szünetet a munkahelyén is. Menjen, és nyújtózzon egyet, még ha csak a másolóhoz tett pár lépésről van is szó. Ne feledje el a folyamatos folyadékpótlást, és mindenképpen szakítson időt az étkezésre. Ön nem egy gép, és az állandó munkaterhelést nem lehet hosszútávon kibírni. Erre nagyon ügyeljen!

Ne hagyja, hogy bármi vagy bárki megzavarja.

Kérje meg az Ön mellett ülő kollégát, hogy csapjon rá mindkét kezére, amint észreveszi, hogy a netes keresőbe az fb.com, youtube.com és hasonló weboldalakat írja be. Au, ez fájt!

A halaszthatatlan kötelességek felbukkanásakor tiltsa meg magának a szociális hálókon való szörfözést. Ezeken folyamatosan történik valami, így feleslegesen vonják el a figyelmét. Ne hagyja, hogy bárki vagy bármi megzavarja, legyenek azok kollégák vagy rokonok, időszerű politikai hírek vagy kávéházi pletykák. Egyszerűen csukja be az ajtót, és kérjen meg mindenkit a környezetében, hogy adják meg Önnek az összpontosított cselekvéshez szükséges időt.

Csak okosan az e-mailekkel

Nem kell állandó jelleggel készenlétben állnia, és minden e-mailre „postafordultával“ válaszolni. A beérkezett posta feldolgozására különítsen el a napjából rendszeresen egy időszakaszt, a postafiók folytonos böngészése feleslegesen elvonja a figyelmét. Valószínűleg egyik e-mail sem olyan sürgős, hogy a 24 órán belüli intézkedés óriási kárt okozna, hiszen nem a Lottó főnyereményét vagy az Ön fizetésemelését közlő üzenetről van szó. A bejövő e-mailek olvasása naponta egy vagy két alkalommal bőven elegendő. Amennyiben épp munkája van, ne válaszoljon az e-mailekre. Egy öreg harcos tanácsa, aki eltöltött néhány naplementét nagyvállalatok egylégterű irodájában: ha valami valóban fontos, e-mailben még egyszer megérkezik.

Tartson rendet. A cég nem Mama Hotel.

A „régi népi bölcsesség“ szerint ugyan a rend az ostobáknak való, mert az intelligens ember uralja a káoszt, ez azonban nem mindig igaz. Fejetlenül hánykolódó számlák az asztalon, a folyamatosan elvesző golyóstoll, jegyzettömb tele feljegyzésekkel, melyekről már azt sem tudja, mihez tartoznak, a képernyőn olyan kollégák neveinek tömkelegével, akik két éve már teljesen más cégnél dolgoznak. Így és talán ennél rosszabbul néz ki sokunk munkahelye. A termelékenység szempontjából azonban egy ehhez hasonló rendszer a teljes pusztulást jelenti. Itt az ideje takarítani. Készítsen egy határidőnaplót, ahova a fontos határidőket, találkozó időpontját és megjegyzéseket írhat arról, hogy milyen teendőket szükséges, és melyeket szeretne elvégezni. Rakjon mindent a keze ügyébe, amire szüksége van, legyen az tűzőgép, flash meghajtó vagy gemkapocs.

Ne legyen túlzottan maximalista. Senki sem értékeli azt.

Nem arra bátorítjuk Önt, hogy hanyagolja munkáját. Azonban a túlzott maximalizmus, szőrszálhasogatás és a „részletekre kiterjedő figyelem” az oka gyakran annak, hogy miért hangolja már három órája a prezentációt, amely miatt nem győzi a következő feladatot teljesíteni. Dan Sullivan, kanadai látnok, mentor és edző a 80%-os szabályt javasolja: az elvégzendő feladat mindössze 80%-át kell minőségében elvégezni. A többi valószínűleg csak jelentéktelen apróság, amit úgysem fog senki észrevenni. A többiek más esetben bosszantó részletgazdaként fognak tekinteni Önre, aki csak késlelteti őket.

Ne akarjon mindenki kedvében járni, és legyen magabiztosabb.

A találkozó időpontja abszolút nem felel meg Önnek, a kliens már ötödik alkalommal hívja Önt este nyolc után, és a kolléganője megint egy "apró" szívességre kéri meg Önt, amelyhez semmi kedve sincs. Az Ön idejével Ön rendelkezik. Ha nem tetszik valami, joga van megtagadni azt, vagy kedvesen, udvariasan, ám határozottan felszólalni. Senkinek semmit nem kell magyarázni és magyarázkodni. Hasznos, ha képesek vagyunk kompromisszumokat kötni és betartani azokat, de soha nem tegyen egyoldalú engedményeket. Ne vállaljon olyan feladatokat, amelyek öt további feladat újraszervezését vagy törlését jelentik az Ön részéről.

Ha az összes jó szándékú tanácsunk (vagy mások tanácsa) ellenére nem történik javulás feladatai elvégzésének hatékonyságában, hanem éppen ellenkezőleg, rosszabbul kezdi érezni magát mind egészségileg, mind mentálisan, komolyan (és most valóban félretéve a tréfát) elmondjuk: vizsgáltassa meg magát. A „Burn Out“ szindróma (jobb esetben) vagy (rosszabb esetben) akár egy szívroham nem igazán éri meg, hogy a főnök dicséretét elnyerjük.

Felejtsen el mindent, és mondja el gondolatban a 3 aranyszabályt:

• mit ma megtehetsz, halaszd holnaputánra, és nyersz két szabadnapot,
• a munkának nincs lába, nem rohan el,
• csakis a fizetésemmel arányosan idegeskedem.