Hogyan válasszunk nyomtatót az irodába anélkül, hogy ráfáznánk?

Már több mint 580 év telt el attól a pillanattól, amikor Johannes Gutenberg elhozta az emberiség számára forradalmi találmányát, a könyvnyomtatást. A találmány, ami szokatlan módon megváltoztatta a világ felfogását, hozzájárult az információk szabad terjesztéséhez és hozzájárult a műveltség általános fejlődéséhez. Manapság az eredeti funkciók egyikét töltik be a könyvnyomtatók. A cégek, állami intézmények, boltok, kis- és középvállalati egységek számára a nyomtatók abszolút szükségessé váltak. A számlák, dokumentumok, megrendelések, fizetési papírok nyomtatása - egy jó irodai nyomtatónak ezt mind el kell tudnia végezni. Mi pedig tanácsot adunk, hogyan tudja kiválasztani a legjobbat.

Van, akinek elegendő, ha fekete-fehérben látja a világot, mások élénk színeket szeretnének.

Elsőként biztos az jut eszébe, hogy a háztartások számára ajánlott nyomtatók eltérnek azoktól, amik az irodákban érvényesítik tudásokat. Ugyanis az irodában nem fogja gyerekei fényképét, vagy épp a kirándulások szórakoztató pillanatairól készült képeket nyomtatni. És szintén nem lesz annyira vidám, ha dokumentuma a nyomtatóból csiga lassúsággal mászik elő, miközben türelmetlenül ön mögött fog toporogni több szerencsétlen is, akik saját nyomtatási eredményükre várnak. Ebből adódik, hogy irodába olyan nyomtatóra lesz szüksége, ami gyors és könnyen elérhető lesz több felhasználó számára is. Ha mindemellett takarékos és megbízható is lesz, az egy plusz bónusz.

Innen ered a nyomtatók alapvető felosztása is a felhasznált technológia alapján:

• tintasugaras,
• mátrix,
• lézeres.

Ahogy azt már felvezettük, az első technológia, ami a színes tinta tölteteket használ ún. Cartridgekbe töltve, főleg háztartások számára ajánlott.Ha csak alkalmanként nyomtat, nagyobb minőségű nyomtatási eredményt vár el (főleg a képeknél fogja ezt díjazni) és nem okoznak önnek problémát a magasabb nyomtatási költségek, a tintasugaras nyomtató nagyon hasznos segítőtársa lehet. Azonban, ha az üzleti környezetben, ahol a fő hangsúly mindenekelőtt a sebességen és a több ember számára való elérhetőségen van, a tintasugaras nyomtató nem állja meg a helyét.

A második említett technológia (mátrix nyomtatók) már majdnem feledésbe merült. Aki a 90-es évek végén kezdett el vállalkozni, biztosan nosztalgiával emlékszik vissza a számlák kilométereire, amit az elnyűhetetlen Epson nyomtató a tűk és a tintával feltöltött szalag segítségével kinyomtatta a megérdemelt pihenés ideje alatt. Minden esetben nem lehet a régi alapján élni és megjelentek a színen a lézernyomtató. Épp ezek uralkodnak manapság az irodák túlnyomó részében.

Felbontás vagy ne szórja az igaz gyöngyöket a disznók elé

Ha a fejezet címében található összehasonlítás valakit megérintett, mély elnézését kérjük, de csak egy állandósult szókapcsolatról van szó, ami a Bibliából ered (Máté 7: 1-6). Ennek a segítségével szeretnénk az olvasóknak jelezni, hogy mint felelős és takarékos cégtulajdonos nem szeretné alkalmazottait, audítorait, állami szerveket vagy épp az ügyfeleket nagyszerű grafikonokkal, sokszínű táblázatokkal, irányelvekkel vagy épp egyéb dokumentumokkal elvakítani. Az ügyfelek, akik számlát kapnak öntől, nem azért fogják önt szeretni, mert jól néz ki, mert élénk színei vannak és kréta papírra lett kinyomtatva. Igen, ha az azon feltüntetett összeg mondjuk olyan 50%-kal kevesebb lenne, az már más dolog lenne. :)

Mit szeretnénk ezzel mondani? Hogy az alacsonyabb felbontás az irodai nyomtatók esetében nem kell, hogy a nyomtatás rovására menjen. Kényelmesen elegendő a 600 DPI felbontás (a DPI-ben feltüntetett felbontás azt fejezi ki, hogy hány pixel - vagyis képpont - fér el egy hüvelyk hosszúságban). Többre tényleg nincs szüksége. És ha multifunkciós berendezés vásárlásán gondolkodik, ami beépített szkennert is tartalmaz, akkor tudjon róla, hogy a szokványos napirendhez, amivel általában egy irodában találkozhatunk, elegendő egy 1 200 DPI felbontású szkenner.

Gyorsaság vagy már tegnap is késő volt

Ha megemlítettük a nyomtatás felbontását (vagyis a minőséget), ami kevésbé fontos szerepet tölt be az irodai nyomtatók esetében, a következőről ezt már nem mondhatjuk el. Ez a nyomtatás gyorsasága. Több oldalas dokumentumot szeretne kinyomtatni? Válasszon pontos és gyors lézersugaras nyomtatót. Általában a nyomtatás gyorsaságát az egy perc alatt kinyomtatott A4-es méretű fekete-fehér lapok számában mérik (esetenként színesek számában - a nyomtató típusától függően). A legjobbaknál ez a szám elérheti akár a percenkénti 60 oldalt is. És pontosan ebben a paraméterben a lézersugaras nyomtatók jelentősen túlszárnyalják a tintasugaras konkurenciát és a nagyobb mennyiségű irodai nyomtatásnál helyettesíthetetlenek.

Költségek vagy a nyomtatás is lehet nyereség

A megfelelően kiválasztott készülék (és a nyomtató nem más) magas hatékonysági fokúnak mutatkozhat, ha annak beszerzési ára alacsony, ha a szervizelési díjak értelmes szinten mozognak és ha pontosan eleget tesz azoknak az elvárásoknak, amik fontosak a cég számára. És ugyanúgy, mint más eszközöket, a nyomtatót is az alapján választja ki, hogy milyen célokra és milyen módon kerül felhasználásra.

Pont a lézersugaras nyomtatók az ideálisak irodai felhasználásra, mivel összességében tekintve a nyomtatási költségei a tintasugaras nyomtatókkal összehasonlítva jelentősen alacsonyabbak. A tonerek ugyan drágábbak mint a tinta utántöltők, viszont sokkal nagyobb azok űrtartalma. A tinta utántöltők esetében a megadott oldalszámok mennyisége csak 500 darab körül mozog (az oldal nyomtatási lefedettségének százalékától függően), míg a tonerek esetében több mint 2 000 oldalt is ki tud nyomtatni. Sőt a finom toner por a tintával ellentétben nem szárad ki, nem tudja a festék eltömíteni a fúvókákat, mint a tintasugaras nyomtatók esetében és hosszabb élettartammal is rendelkezik. A tintasugaras nyomtatók egyéb előnyeiről és hátrányairól régebbi cikkünkben olvashat.

Csatlakozási lehetőségek vagy nyomtatok, nyomtatsz, nyomtatunk

A magasabb számú alkalmazottal rendelkező cégtulajdonosok számára fontos, hogy a nyomtató használatára jogosult alkalmazottak rendelkezzenek hozzáféréssel bármikor és bárhonnan. Ezek a vállalatok természetesen nem úgy fogják megoldani ezt a problémát, hogy minden felhasználó számára biztosítanak egy saját nyomtatót. Vesznek egy vagy több nyomtatót (újfent a cég méretétől és attól függ, hogy az alkalmazottak milyen gyakran nyomtatnak, stb.), amiket aztán hálózatba kötnek.

Igaz, hogy egy egyénnek hasonló problémákat nem kell megoldania - egyedül nyomtat, vagy egy háztartáson belül a többiekkel fokozatosan cserélődnek.

Az irodai nyomtatóknál fontos, hogy rendelkezzenek hálózati interfésszel, tehát hagyományos kábeles csatlakozóval (LAN/ethernet), esetleg a leggyakoribb vezeték nélküli hálózati kommunikációs (Wi-Fi) csatlakozóval. Ideális esetben mindkét típussal. Csak így lehet a nyomtatót egyszerűen megosztani és lehetővé tenni a független nyomtatást több számítógépről is egy időben. Az igényesebb felhasználók biztosan értékelik a lézersugaras nyomtatók azon kényelmi funkcióját, ami lehetővé teszi a szkennelést vagy nyomtatást közvetlenül a mobileszközökről, tehát tabletekről és telefonokról, amelyek Android vagy iOS operációs rendszerrel vannak ellátva.

Big Brother vagy az, hogy paranoiás, még nem jelenti azt, hogy nem követik

A nyomtató megosztása egy hálózat keretén belül a vállalat tulajdonosok számára nagy jelentőséggel bír: azonnali áttekintést kap arról, hogy az alkalmazottak közül ki mit nyomtat (biztonsági szempont) és mennyit, valamint milyen gyakran (gazdasági szempont). Ezzel szemben azok a nyomtatók, amik a közkedvelt USB porton keresztül vannak a számítógéphez csatlakoztatva lehetőséget biztosítanak az ellenőrizhetetlen és aninom nyomtatásra. Amit sok munkáltató nagyon nehezen visel. Ahogy a mondás is tartja: Bízz, de ellenőrizz!

A modern alkalmazásokkal manapság már ellenőrzése alatt tarthatja a nyomtatási költségeket vagy épp az elkerülhetetlen szerviz költségeket is. Az irodai nyomtatók néhány újabb modellje képes együttműködni a távoli hozzáférési technológiákkal is, mint pl. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print vagy az Apple AirPrint

Méretek vagy a méreten tényleg sok múlik

Az előző ponttal - széleskörű elérhetőség több felhasználó számára - összefügg az irodai nyomtatók, illetve a szkennelésre vagy fénymásolásra is alkalmas multifunkciós berendezések egyik hátránya is. Ez a nyomtató nagyobb mérete és súlya. Ennek ellenére a jelenlegi nyomtató kínálat elég sokszínű és aki türelmesen keres, meg tudja találni a piacon pontosan azt a modellt, ami ilyen szempontból is a legjobban meg fog felelni az elvárásainak.

És mik a további fontos paraméterek, amik mint potenciális irodai nyomtató vásárlót érdekelhetik?

• annak beszerzési ára,
• hogy fel van-e szerelve automatikus kétoldalas papíradagolóval a kétoldalas (duplex) szkenneléshez és nyomtatáshoz,
• hogy van-e lehetőség A4-nél nagyobb formátumú dokumentumok nyomtatására - az ilyen nyomtatókat például reklám kampányoknál, vektor grafikonok nyomtatásánál, nagy formátumú műszaki rajzok nyomtatásánál tudja hasznosítani, stb.,
• a nyomtató zajszintje,
• a nyomtatás elkezdéséhez szükséges idő (a nyomtató “bemelegedési” ideje),
• annak energiaigénye.