5 tipp a hatékony otthoni munkavégzéshez a karantén alatt

24. Március 2020, 11:01 | A koronavírus-járvány néhány alkalmazottat arra kényszerített, hogy otthonról dolgozzon. Néhányuknak az otthoni iroda (szinte) napi rutin. Mások olyan helyzetben találták magukat, amely ismeretlen számukra. Ez a cikk azoknak készült, akiknek lehetőségük van otthoni munkára, de nem tudják, hogyan lehet otthonról ugyanazt a munkateljesítményt elérni, mint az irodából.

1) Biztosítsa a nyugalmat a koncentrációhoz

Az otthoni munkavégzéshez meg kell határozni a megfelelő feltételeket. Ennek alapja egy munkahely - ideális esetben külön ajtóval ellátott szoba -, ahonnan dolgoznik majd. A karantén idején valószínűleg nem fogja felszerelni a megfelelő irodai bútorokkal a szobát, de ez nem is annyira fontos.

A lényeg az, hogy maximális nyugalmat érjen el, hogy a munkájára tudjon koncentrálni. Ha a családjával van karanténban, akkor egyeztessen, mikor nem alkalmas, hogy zavarják. Ha lehetséges, próbáljon meg gondoskodni arról, hogy a gyerekek (és a partner) megállapodjanak abban, hogy csökkentik akkor a zajos tevékenységeket.

Ha a munka nem követeli meg, akkor nem használja a közösségi hálózatot, kapcsolja ki a telefon csengőhangját, és kezdjen el dolgozni. Körülbelül 15 percig tart, amíg az ember bejut az úgynevezett áramlásba, egy olyan állapotba, amikor teljesen belemerül a munkába, és nem érzékeli a környezetét vagy az időt.

Tippünk: Növelje figyelmét megfelelő zenével
Sok kreatív szakember segít a koncentrációban az ismétlődő ritmusokkal és dallamokkal. Valaki elmélyíti koncentrációját techno vagy trance zene hallgatásával; ha viszont  klasszikus zene rajongó, akkor élvezze Philip Glass minimalista zenéit.

2) Dolgozzon maximális hatékonysággal

A kényszer home office  kiváló alkalom a saját bioritmusunk felfedezésére. Nem kell követnie a munkáltató ütemtervét - fedezze fel a nap melyik részén dolgozik a lehető leghatékonyabban.

Természetesen ez nem minden feladatra érvényes  (ügyfelekkel történő hívások kezelése, videokonferencia munkatársakkal) van, hogy egyszerűen elérhetőnek kell lennie a megadott időben. A kreatív munka idejét azonban a szervezet igényei szerint oszthatja be.

Az úgynevezett cirkadián ritmus fennállását számos tudományos tanulmány megerősíti. A legtöbb ember 9 és dél között a leghatékonyabb. Nem sokkal kettő után érjük el a hatékonyság második csúcsát.

Ugyanakkor minden ember bioritmusa más. A “pacsirták” a  kora reggeli órákban képesek a leghatékonyabban dolgozni. Amikor a legtöbb ember a munkahelyére indul, ők már a feladataik nagy részét elvégezték. Az “ éjjeli baglyok” a leghatékonyabbak késő este, amikor a lakosság nagy része már alszik.

Ha a körülmények megengedik, próbálja ki mindkettőt  a hatékonyság növelése érdekében. Figyelje testét és érezni fogja, mikor megy könnyedén a munka. Vegye komolyan:  mérje meg, mennyi időt vesz igénybe egy adott feladat különböző napszakokban történő megoldása.

Előfordulhat, hogy hajnali 2:00 körül végzi a legjobb munkát - és ha visszatér munkahelyére, megbeszélhetik, hogy részben otthonról dolgozhasson.

3) Ne halogasson

Kikapcsolta a külső zavaró elemeket, és ismeri a leghatékonyabb napszakát. Csak annyit kell tennie, hogy megszabadul a belső késztetéstől, hogy böngésszen a közösségi hálózatokon vagy nézzen egy sorozatot. Egy irodához képest a háztartás sokkal jobban elvonja a figyelmet. Ugyanakkor, senki sem áll Ön mögött, tehát a munkát saját magának kell beosztania és elvégeznie.

A probléma az, hogy sokunk halogatja a munkánk részét képező tevékenységeket is. Az e-mailekre való válaszadás és a feladatok figyelmen kívül hagyása ugyanolyan káros hatással van a munka koncentrációjára, mint a főzés vagy a padló felmosása. Ez nem azt jelenti, hogy nem szabad elvégezni ezeket a  tevékenységeket; csak kerülje el őket munkaidőben.

Közösségi blokkoló alkalmazások, például a StayFocused vagy a Mindful Browsing (Chrome kiterjesztés) segíthetnek ebben.

Tippünk: Kezdje a napot a legnehezebb feladattal
Nem rossz dolog - végezze el azokat a feladatokat, amelyek a legjobban megijesztik a feladatlistából, így motivációt kap a következő feladatok elvégzéséhez. Ezt  részletesen Brian Tracy amerikai tanácsadó „Csókold meg a békát!” Című könyve ismerteti. 

 

A halasztás elleni küzdelemről további tippeket a 4 tipp a prokrasztináció (halogatás) ellen. 

4) Használjon megfelelő alkalmazásokat

Google Hangouts

A bevált Google Hangouts videokonferencia eszköz jó csatlakozási minőséget (video és audio) kínál és ingyenes. A konferencia létrehozásához Google Fiókra van szüksége. Egy alap, ingyenes profil segítségével akár 10 résztvevőt is meghívhat egy hívásra. Ha a G Suite fejlett verzióját használja, akkor akár 25 résztvevőt.

Meg lehet osztani a képernyőjét a Hangouts szolgáltatásban is, így akár előadást készíteni az ügyfelek számára. A chat funkció része a szolgáltatásnak.

Disk Google

A Google magába foglalja a Drive alkalmazást is. Nem csak különféle dokumentumok tárolására alkalmas, hanem irodai programcsomaggal is rendelkezik, amelyek felváltják a Microsoft Office alkalmazást. Használhatja az Excel helyett a Google Spreadsheets-t, a Word helyett pedig a Google Docs-ot.

Ezenkívül megoszthat fájlokat bárkivel, akit szeretne. A normál fiók 15 GB ingyenes tárhelyet kínál minden felhasználó számára, a fizetett verzióban (G Suite) pedig a tárhely akár 30 TB-ig is kibővíthető.

Slack

Ideális platform a csapat kommunikációhoz kisebb és nagyobb vállalatokban. Privát és csoportos kommunikációt  kínál más alkalmazottakkal, fájlmegosztást, üzenet-archiválást vagy linket például a Google Drive-hoz. Az alkalmazás ingyenes az alapváltozatban (itt regisztrálhat).

 

További tippek az irodai internetes eszközökkel való munkához lásd cikkeinkben:

Szelídítse meg a Gmailt: 8 + 1 praktikus tipp, amelyek megkönnyítik a munkát az e-mailekkel

Google naptár tippek - tervezze meg életét hatékonyan

5) Különítse el a munkát a magánélettől

A munka és a személyes élet elválasztása fontos az Ön jóléte szempontjából. Ha a munkát keverjük a szórakozással vagy az otthoni teendőkkel, az folyamatosan elvonja majd a figyelmét.

A hasonló multitasking nem működik - teljes kimerültséget érhet el anélkül, hogy napi két óránál többet dolgoznia.

Állítson be ütemtervet, mikor dolgozik, mikor  tölt időt a családdal és mikor végzi el az otthoni teendőket.