5 tipp az iratmegsemmisítő kiválasztásához + a vágási sebesség kiszámítása
Akár az irodájába, akár az otthonába keres iratmegsemmisítőt, a siker alapja a megfelelő paraméterek szerinti választás. Ebben a cikkben felfedjük, hogy mit jelent az ún. biztonsági fokozat, a papíron kívül milyen anyagokat lehet aprítani, hogyan lehet kiszámítani a vágási sebességet és újrahasznosítható-e a lezúzott papír.
Hagyományos értelemben az iratmegsemmisítő egy olyan eszköz, amelyet olyan dokumentumok megsemmisítésére terveztek, amelyek teljes egészében nem dobhatók ki a szemétbe. A kiterjesztett definíció az adatok visszafordíthatatlan megsemmisítésére utal, függetlenül azok hordozójától.
A klasszikus iratmegsemmisítők a 20. század elején jelentek meg, és a mai napig az irodai környezet szerves részét képezik - a papírmentes irodák és digitalizációs trendek ellenére is. A szervezetek egyik alap kötelezettsége, hogy az érzékeny adatokat papíralapon kell archiválniuk, és későbbi megsemmisítésük is szükséges az előírt biztonsági szinteknek megfelelően.
Az iratmegsemmisítő biztonsági fokozatai
Minél érzékenyebbek az adatok, annál nagyobb erőfeszítés szükséges a megsemmisítésükhöz. 2014 óta a dokumentumok és egyéb adathordozók megsemmisítését az európai országok többségében a DIN 66399 nemzetközi szabvány szabályozza, amely felváltotta a régebbi DIN 32757 szabványt.
A DIN 66399 szerint a következő típusú adathordozókat különböztetjük meg:
- P - írott média (klasszikus papíralapú dokumentumok, számlakivonatok stb.),
- O - optikai adathordozó (CD, DVD, Blu-ray),
- T - mágneses adathordozók (kazetták, mágnesszalagok),
- E - hordozható elektronikus adathordozók (USB-meghajtók, külső tárolók, memóriakártyák),
- F - filmhordozók (filmszalagok és mikrofilmek),
- H - merevlemezek.
A biztonsági fokozat szintje a hordozón lévő adatok szenzitivitásától függ, mely meghatározza, hogy az adott hordozót milyen apró részekre kell vágni.
Például: papír esetében érvényes, hogy minél kisebbek a részek, annál nehezebb rekonstruálni az eredeti dokumentumot. A különféle biztonsági szinteken történő papíraprításnak meg kell felelnie a következő paramétereknek:
|
Biztonsági fokozatok |
Aprított papír paraméterei |
Az A4-es papírból készült részek hozzávetőleges száma |
A dokumentumok jellege |
|
P-1 |
maximális aprítási terület 2000 mm² vagy bármilyen hosszúságú rész maximális szélessége 12 mm |
32 |
katalógusok, brosúrák és egyéb dokumentumok bizalmas információk nélkül |
|
P-2 |
maximális aprítási terület 800 mm² vagy bármilyen hosszúságú rész maximális szélessége 6 mm |
78 |
Hagyományos irodai dokumentumok (utasítások, űrlapok stb.) |
|
P-3 |
maximális aprítási terület 320 mm² vagy bármilyen hosszúságú rész maximális szélessége 2 mm |
195 |
személyes adatokat tartalmazó dokumentumok (pl. megrendelések, számlák), bizalmas cégdokumentumok |
|
P-4 |
terület max. 160 mm2, egyes részek szélessége max. 6 mm |
390 |
bizalmas személyes adatokat tartalmazó dokumentumok |
|
P-5 |
terület max. 30 mm2, egyes részek szélessége max. 2 mm |
2 079 |
szigorúan titkos dokumentumok (pénzügyi kimutatások, rajzok, fejlesztési és kutatási adatok) |
|
P-6 |
terület max. 10 mm2, egyes részek szélessége max. 1 mm |
6 237 |
a társaság létezéséhez nélkülözhetetlen információkat tartalmazó dokumentumok |
|
P-7 |
terület max. 5 mm2, egyes részek szélessége max. 1 mm |
12 474 |
szigorúan titkos katonai és biztonsági dokumentumok |
Más típusú adathordozók esetében a DIN 66399 a következő aprítási/ártalmatlanítási paramétereket határozza meg:
|
O (optikai adathordozó) |
T (mágneses adathordozó) |
E (elektronikus adathordozó) |
F (filmhordozók) |
H (merevlemezek) |
|
O1 - maximális rész méret 2000 mm² |
T1 - mechanikus megsemmisítés |
E1 - működőképtelenné tétel |
F1 - max. 160 mm² részek |
H1 - működőképtelenné tétel |
|
O2 - maximális rész méret 800 mm² |
T2 - max. 2 000 mm² részek |
E2 - az alkatrészek szétszerelése és ártalmatlanítása |
F2 - max. 30 mm² részek |
H2 - mechanikai vagy elektronikus ártalmatlanítás |
|
O3 - maximális rész méret 160 mm² |
T2 - max. 320 mm² részek |
E3 - max. 160 mm² részek |
F3 - max. 10 mm² részek |
H3 - mechanikai vagy elektronikus károsodás |
|
O4 - maximális rész méret 30 mm² |
T4 - max. 160 mm² részek |
E4 - max. 30 mm² részek |
F4 - max. 2,5 mm² részek |
H - max. 2 000 mm² részek |
|
O5 - maximális rész méret 10 mm² |
T5 - max. 30 mm² részek |
E5 - max. 10 mm² részek |
F5 - max. 1 mm² részek |
H - max. 320 mm² részek |
|
O6 - maximális rész méret 5 mm² |
T6 - max. 10 mm² részek |
E6 - max. 1 mm² részek |
F6 - max. 0,5 mm² részek |
H - max. 10 mm² részek |
|
O7 - maximális rész méret 0,2 mm² |
T7 - max. 2,5 mm² részek |
E7 - max. 0,5 mm² részek |
F7 - max. 0,2 mm² részek |
H - max. 5 mm² részek |
4 lépés az iratmegsemmisítő kiválasztásához
Bár vannak elektromos és mechanikus iratmegsemmisítők, azt javasoljuk, hogy inkább elektromos eszközt vásároljon. Ezekről a következő pontokban is beszélünk.
Megfelelő biztonsági besorolás
Iratmegsemmisítő gépet mindig a megsemmisítésre váró dokumentum jellegére tekintettel válasszon. A közönséges fájlok esetében elegendő egy hosszanti vágású eszköz (papírcsíkokat hoz létre); az érzékenyebb dokumentumokhoz viszont válasszon keresztmetszetű vágóeszközt (apró részecskék keletkeznek). A modern iratmegsemmisítők lehetővé teszik a biztonsági szintek közötti váltást.
Iratmegsemmisítő kapacitása és sebessége
Számolja össze, hogy hány dokumentumot kell havonta megsemmisítenie, és milyen típusú papírról van szó. A kosár nagysága ettől is függ. A szabvány 5-20 liter, a nagyon leterhelt iratmegsemmisítőknél a kosár több mint 200 liter is lehet. A P-4 szinten egy litert körülbelül 4 A4-es lap foglal el. Minél magasabb a biztonsági fokozat (és ezáltal kisebbek a részecskék), annál kisebb térfogatot foglal el az aprított papír.
Az aprítás sebessége azért fontos, hogy ki tudjuk számolni a munkanap során felaprítható lapok számát.
Példa: aprítási mennyiség kiszámítása
Az aprítás sebessége döntő jelentőségű - méterben/percben adják meg, vagy milliméter/másodpercben. Jellemzően 0,3 m és 40 m/perc között mozog; a szabvány 4 m/perc körüli sebesség (13 aprított A4-es lap/perc). A sebességet úgy is növelheti, hogy ha olyan iratmegsemmisítőt választ, amely egyszerre több lapot képes felaprítani. Vannak olyan eszközök is, amelyek egyszerre akár 20 lapot is képesek felaprítani, de vannak olyanok is a piacon, amelyek egész papírcsomagokat „ártalmatlanítanak“ egyszerre.
Ha a fenti szabványhoz ragaszkodunk, az iratmegsemmisítő 4 m/s sebességgel percenként akár 130 lapot is megsemmisít. De itt nem ér véget a dolog.
Az iratmegsemmisítők kapacitását leggyakrabban 70 g/m2 tömegű papírokkal adják meg, de a klasszikus irodai papír súlya 80 g/m2. Az aprítás aránya ekkor arányosan alacsonyabb. A fenti példában egy 10 lapos térfogatú és 4 m/perc sebességű eszköz körülbelül 113 lap normál irodai papírt semmisít meg.
Vigyázat - az aprítás sok hőt termel, ezért a legtöbb iratmegsemmisítő csupán 20 percig működtethető. Ezután akár 40 percet kell várni, amíg lehűl. Azaz a fenti példában körülbelül 904 lap sima irodai papírt apríthat fel egy munkanap alatt.
A megsemmisíteni kívánt adathordozó típusa
A legtöbb iratmegsemmisítő megbirkózik a dokumentumokban lévő kapcsokkal és spirálokkal, egyes eszközök pedig optikai lemezeket, filmhordozókat és műanyag kártyákat is felapríthatnak. Az elektronikus és mágneses adathordozókat megsemmisítés céljából át kell adni egy erre szakosodott vállalatnak.
Kiegészítő felszerelések
Az eszközök egy jelentős része további funkciókat is kínál, leggyakrabban:
- hátramenet (segít eltávolítani az elakadt anyagot),
- automatikus kikapcsolás, amikor a kosár túlmelegszik vagy túlcsordul,
- papíradagoló,
- az iratmegsemmisítő normál kosárba helyezésének lehetősége.
Olyan eszköz beszerzését javasoljuk, amely fel van szerelve automatikus kikapcsolóval túlmelegedés esetén és ideálisan hátramenet opcióval. Ügyeljen arra is, hogy az iratmegsemmisítő szája a lehető legszűkebb legyen - ez megakadályozza a nem kívánt ujjsérüléseket.
Aprított anyagok újrahasznosítása
Az aprított papírt biztonságosan bedobhatja az újrahasznosító tartályba (lásd a papír irodai használatáról szóló cikket). Az aprított optikai, mágneses és filmhordozók a vegyes hulladékok közé tartoznak, a különféle adattárolók pedig az ún. elektronikai hulladékok közé és ez alapján történik a megsemmisítésük is (hasonlóan ártalmatlanítják a nyomtatókat például).
Hasonló cikkek
3 perces olvasmány
Papír az irodában: Hogyan csökkentsük a papírfogyasztást és hogyan hasznosítsuk újra helyesen
Tényleg használhatatlan szemét az a kupac papír az irodánk szemeteskosarában? Van rá valamilyen lehetőség, hogy ezt az értékes anyagot maximális mértékben kihasználjuk? Ha Ön is hasonló kérdéseket tesz fel, akkor lehet, hogy értékelni fogja a következő cikkünket a papír újrahasznosításáról az irodában.
Teljes cikk »
2 perces olvasmány
Hova dobjuk ki a nyomtatónkat: 4 hely, ahol átveszik
Egyszer minden nyomtatót cserére itélnek - függetlenül attól, hogy az élettartama végét érte-e el (amint azt a nyomtatási mennyiség is jelzi), vagy egy naprakészebb modellre csseréljük-e le azt, a régi készüléktől biztosan meg kell szabadulnunk. De hova is vihető a régi nyomtató?
Teljes cikk »